A nova legislação fiscal muda regras — e exige ajustes imediatos nos sistemas
Com a reforma tributária avançando no Brasil, é natural que a atenção se volte para as novas alíquotas, obrigações e classificações fiscais. No entanto, além dos impactos legais e contábeis, há uma camada muitas vezes negligenciada: a tecnologia. Por mais que a legislação se atualize, quem realmente assegura o cumprimento das novas regras são os sistemas que sustentam sua operação.
Por esse motivo, adaptar os ambientes digitais deve ser uma prioridade. Caso contrário, sua empresa poderá enfrentar desde falhas operacionais até autuações por não conformidade. Portanto, é essencial entender quais sistemas precisam ser ajustados agora, antes que a virada de chave se torne um problema técnico e financeiro.
5 sistemas que precisarão ser adaptados com urgência para a reforma tributária
1. ERP (sistema de gestão empresarial)
Sem dúvida, o ERP será o sistema mais afetado. Afinal, ele é o núcleo de todas as operações fiscais, contábeis e financeiras. Além disso, é por meio dele que as notas fiscais são emitidas e os tributos são calculados automaticamente.
Portanto, você precisará:
- Atualizar fórmulas de cálculo conforme as novas regras
- Inserir os campos exigidos pelos novos impostos (IBS e CBS)
- Revisar integrações com módulos de compras, vendas e financeiro
- Validar os reflexos nos relatórios gerenciais e de auditoria
Caso o fornecedor do seu ERP ainda não tenha um roadmap claro para a reforma, o ideal é cobrar imediatamente.
2. Sistemas de emissão de notas fiscais (NF-e, NFS-e, NFC-e)
A nota fiscal é o principal documento que comprova a operação e a tributação correta. Por isso, qualquer erro nela pode gerar problemas sérios com o Fisco. Além disso, os campos que identificam a natureza da operação e o tipo de tributo serão atualizados.
Sendo assim, será necessário:
- Adequar o layout XML conforme os novos modelos da Receita
- Ajustar a identificação de produtos e serviços conforme o novo código unificado
- Testar a integração com a SEFAZ e prefeituras após a mudança
- Validar a geração correta de DANFE, inclusive em contingência
Ignorar esses ajustes pode levar à rejeição de notas e atraso no faturamento.
3. Plataforma de e-commerce ou ponto de venda (PDV)
Tanto no varejo físico quanto nas lojas online, os sistemas de venda precisam refletir a nova realidade tributária em tempo real. Caso contrário, os preços ao consumidor final poderão sair incorretos — o que afeta a margem e pode gerar autuações.
Por isso, é fundamental:
- Atualizar o motor de cálculo de tributos com base no destino e tipo de cliente
- Rever a lógica de substituição tributária, que será impactada com a unificação de tributos
- Garantir que o checkout esteja emitindo os documentos fiscais com os campos exigidos
- Sincronizar com o ERP para evitar divergências de estoque, receita e imposto recolhido
Além disso, vale incluir esse tema nas próximas sprints com as equipes de produto e tecnologia.
4. Soluções fiscais e contábeis (SPED, EFD, DCTFWeb)
A reforma não altera apenas os tributos, mas também as obrigações acessórias. Sendo assim, todos os sistemas que geram declarações e arquivos fiscais precisarão ser ajustados.
Entre os principais pontos de atenção estão:
- Compatibilidade com os novos layouts da Receita Federal
- Revisão da lógica de crédito e débito para atender às novas regras
- Ajuste das rotinas de fechamento mensal e entrega das obrigações
- Adequação dos arquivos SPED à estrutura de IBS e CBS
Portanto, alinhar-se com os fornecedores dessas soluções é essencial para evitar problemas no envio de informações fiscais.
5. Sistemas de BI e analytics
Por fim, vale lembrar que a nova legislação também muda a estrutura dos dados tributários. Com isso, dashboards e relatórios que dependem de informações fiscais precisarão ser revisados para manter sua confiabilidade.
A seguir, alguns pontos críticos:
- Atualizar os indicadores financeiros que consideram alíquotas e bases de cálculo
- Reescrever consultas e filtros de dados com os novos códigos de tributos
- Integrar corretamente com os novos modelos de arquivos XML e SPED
- Revalidar os KPIs fiscais utilizados pela controladoria, compliance e auditoria
Além disso, esse é um bom momento para revisar a governança de dados fiscais na empresa.
Antecipar-se agora evita gargalos e prejuízos no futuro
Embora o prazo de implementação da reforma tributária ainda permita alguma margem, as empresas que se preparam desde já têm clara vantagem competitiva. Afinal, adaptar os sistemas com calma reduz o risco de falhas, acelera os testes e permite decisões mais estratégicas.
Além disso, tratar a reforma como um projeto de tecnologia — e não apenas de contabilidade — coloca a empresa em posição de protagonismo, ao invés de reatividade.
